Office

Quick wins: Poza zasadę czystego biurka…

29 października 2018

Niezbędnik Office managera: ekspertki z BNP Paribas Real Estate wskazują 3 proste sposoby na poradzenie sobie z codziennymi wyzwaniami związanymi z utrzymywaniem porządku w biurze

Nowe meble. Wszystko ładnie zaaranżowane. Każda rzecz ma swoje miejsce. I tak czysto. Nowe biura wyglądają jak z obrazka w katalogu czy z fotorealistycznej wizualizacji dostarczonej przez architekta zwykle tylko przez pewien czas. Już w pierwszych tygodniach w nowym biurze pojawiają się powolne acz nieuchronne zmiany. W miarę trwania umowy najmu biuro zaczyna żyć własnym życiem: to organizm, który próbuje się dostosować do dynamicznych przepływów ludzi, rzeczy i działań wypełniających i kształtujących jego przestrzenie.

Zmiany aranżacyjne związane z rozwojem organizacji, wypełnianie przestrzeni przedmiotami związanymi z codzienną działalnością operacyjną oraz tymi, które nie są niezbędne, ale są ważne dla poszczególnych osób czy zespołów, bo pomagają im stworzyć ich małe światy i poczuć się u siebie – to dwa główne powody przeobrażeń przestrzeni biurowych, choć nie jedyne. Menedżerowie mają zabawne, ale wiele mówiące, określenia, którymi nazywają tego typu procesy: „chomikowanie”, „przydasie”, „grajdołking” i „zaszafianie”, „kabloza”. W efekcie przestrzenie organizacyjne zaczynają sprawiać wrażenie zabałaganionych, zagraconych i przytłaczających. Coraz trudniej odnaleźć poszukiwane dokumenty czy przedmioty i coraz łatwiej się o coś potknąć.

Jak radzić sobie z wizualnym zaśmiecaniem przestrzeni? Niektóre organizacje wprowadzają politykę czystego biurka, digitalizują dokumenty i odsyłają je do archiwów centralnych. Nie jest to jednak rozwiązanie dla wszystkich. Dlatego ekspertki z BNP Paribas Real Estate proponują 3 proste sposoby na poradzenie sobie z pospolitymi chorobami atakującymi przestrzenie biur.

1. STOP bałaganowi. Rób okresowe porządki i wprowadź praktyczne rozmieszczenie rzeczy

Bardzo trudno walczyć z chomikami. Zbierają różne rzeczy, bo to się przyda, tamto się przyda. Takie zbieractwo ma oczywiście czasem uzasadnienie biznesowe, ale nie zawsze. Często wynika z pewnej kultury organizacyjnej, sposobu pracy określonych działów, ale też z tego, że porządkowania nie uznaje się za właściwą pracę – nie jest postrzegane jako część obowiązków.

Historie o tym, jak bałagan tworzy się w organizacjach, bywają anegdotyczne i zabawne, ale nie można zapominać, że odzwierciedlają poważne problemy biznesowe. W jednej z firm, w której prowadziłam badania, w dziale marketingu gromadzono różne próbki, między innymi produktów spożywczych. Zapełnione były wszystkie szafy, ale poszczególni specjaliści ustawiali je także pod swoimi biurkami, by mieć wszystko pod ręką i nie tracić czasu na poszukiwania. Udawało im się naprawdę szczelnie wypełnić te przestrzenie pod blatami. W tak dobrze urządzonej „restauracji” zaczęły się stołować mrówki, które doceniły marketingowe menu, i konieczne było wzywanie specjalistów od dezynsekcji.

Karolina Dudek, Workplace Strategy Manager, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland

Trudno określić, jak często powinny być robione porządki organizacyjne. To zależy od branży, rozmiaru organizacji, charakteru pracy poszczególnych zespołów. Warto jednak by na stałe znalazło miejsce w kalendarzu: by regularne porządkowanie przestrzeni stało się częścią działalności operacyjnej, by było z góry zaplanowane i dobrze skoordynowane. Pozwoli to na utrzymanie ładu w biurze i sprawi, że ludzie będą się w nim dobrze czuli, a chaos wizualny nie będzie ich rozpraszał. Ponadto nie będą tracili czasu na szukanie potrzebnych rzeczy.

Gdy obowiązek robienia porządków spoczywa na barkach poszczególnych osób, ale dyrektorzy i menedżerowie nie przykładają do tego wagi, zawsze znajdują się ważniejsze sprawy, niecierpiące zwłoki.

Karolina Dudek, Workplace Strategy Manager, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland

W porządkach biurowych konieczna jest systematyczność. Bałagan lubi się piętrzyć, więc gdy nie robimy ich na bieżąco i zaczyna brakować miejsca, różne rzeczy zaczynają być odkładane tam, gdzie akurat jest jeszcze wolna przestrzeń. Dlatego dobrym pomysłem jest wprowadzenie praktycznego systemu rozmieszczenia przedmiotów w biurze. Magazyn artykułów biurowych, bez względu na to, czy jest nim osobne pomieszczenie, czy szafa na open space, warto podzielić na strefy: poczta i paczki, archiwizacja i drukowanie, przybory biurowe, elektronika i drobne wyposażenie. Intuicyjne rozmieszczenie artykułów, zastosowanie przegródek, kuwet czy chociażby zbędnych pudełek, umożliwi szybkie odnalezienie konkretnych rzeczy. Warto zrobić przegląd szaf i kontenerków w biurze. Często odnajdziemy w nich przedmioty, których miejsce jest w magazynie, a inne są zwyczajnie zniszczone i niezdatne do dalszego użytkowania. Zyskamy tym samym miejsce na przechowywanie np. dokumentów czy próbek produktów. W kuchni zróbmy przegląd zastawy, wyposażenia i produktów spożywczych. Wiele osób przynosi swoje naczynia, chowa je w przypadkowych szafkach lub takich, gdzie nikt nie zagląda. Takie poukrywane, często przeterminowane jedzenie, uszkodzone naczynia i piętrzące się pojemniki po żywności są zmorą prawie każdego biura. Piątkowe mycie lodówki jest dobrym momentem, aby pozbyć się wszystkich zbędnych rzeczy ze wspólnej kuchni. Dzięki temu nie tylko łatwiej utrzymać porządek, lecz także pomaga to wszystkim w byciu samodzielnymi i zorganizowanymi.

Emilia Adamczyk, Office Manager, BNP Paribas Real Estate Poland

Warto pamiętać jednak, że idealny porządek nie zawsze się opłaca. Trzeba znaleźć złoty środek. Pragmatycznie nastawieni Amerykanie z porządkowania organizacji uczynili wielomilionowy biznes związanych ze sprzedażą poradników, prowadzeniem szkoleń i wprowadzaniem porządku do przestrzeni biur, o czym nie bez ironii pisali profesor zarządzania Eric Abrahamson i dziennikarz David H. Freedman w swojej książce o ukrytych korzyściach bałaganu. Postawili tezę, że koszty utrzymywania idealnego ładu mogą być wyższe niż koszty życia w nieporządku. To z jednej strony koszty związane z zasobami i nakładem pracy, które trzeba poświęcić, by utrzymać porządek, z drugiej koszty związane z tym, że przestrzenie zbyt sterylne ograniczają kreatywność. Każda organizacja musi zatem znaleźć efektywną biznesowo relację bałaganu do ładu.

2. STOP zaszafianiu. Zainstaluj panele akustyczne i kup rośliny

Zastawianie przestrzeni szafami może mieć miejsce w każdej organizacji, zarówno w takiej typu gabinetowego, jak i w takiej, w której dominują przestrzenie otwarte. W ten sposób może powstać specyficzna forma open space’u teoretycznego, w którym za pomocą wysokich szaf i regałów wydzielone są poszczególne gabinety.

Zaszafianie zaszafianiu nie równe. Często wiąże się z tworzeniem architektoniczno-meblowej struktury umożliwiającej i wspierającej chomikowanie, ale może mieć też inne przyczyny. Może wynikać na przykład z potrzeby oddzielenia wizualnego i akustycznego, gdy organizacja rozwija się, zatrudniane są kolejne osoby i w biurze robi się coraz bardziej głośno i tłoczno. Łatwo jednak osiągnąć efekt odwrotny do zamierzonego: niewypełnione szafy działają jak pudła rezonansowe. Bywa też, że jest sposobem na stworzenie własnego terytorium, gdy ktoś nie czuje się pewnie i potrzebuje psychologicznej strefy bezpieczeństwa lub gdy poszczególne działy to skonfliktowane państewka. Wówczas to grajdołking.

Bez względu na to, jaka jest przyczyna zaszafiania organizacji, to proces, który sprawia, że przestrzeń jest nieefektywnie wykorzystana. Ponadto może zaburzyć cyrkulację powietrza i sprawić, że zrobi się duszno. Liczne wysokie szafy to także przeszkoda utrudniająca docieranie światła naturalnego, która może sprawić, że biuro stanie się mrocznym, przytłaczającym miejscem. Dlatego naprawdę warto przyjrzeć się „zaszafianiu”.

Jeśli problemem jest chomikowanie, zanim dokupimy kolejną szafę, warto zorganizować najpierw porządkowanie. Może znów uzbierało się za dużo niepotrzebnych rzeczy? Jeśli problemem jest hałas i brak wizualnej prywatności, lepszym pomysłem będzie ustawienie paneli akustycznych. Sprawdzą się także wysokie rośliny, które nie tylko ładnie wyglądają i pomagają wydzielić przestrzeń, lecz także rozpraszają dźwięki.

Emilia Adamczyk, Office Manager, BNP Paribas Real Estate Poland

Jeśli natomiast powodem jest brak współpracy między działami czy wręcz konflikty, lepiej spróbować rozwiązać realne problemy zarządcze niż maskować je kolejnymi szafami. To zwykle dłuższy proces, ale przynosi więcej korzyści. Właściwą diagnozę czasami trudno postawić bez pogłębionego badania kultury organizacyjnej, szczególnie że zaszafianie może być zaraźliwe. Jeden dział za pomocą dostawiania szaf próbuje rozwiązać określone problemy, a potem kolejne również dążą do obudowania się szafami, bo wzorują się na sąsiadach.

Karolina Dudek, Workplace Strategy Manager, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland

3. STOP kablozie. Zainstaluj tunele na kable, trzymadełka i skrytki

Ostatnia z pospolitych chorób szerzących się w polskich biurach to kabloza.

Główne objawy to kable zwisające w gęsto splecionych pnączach między biurkami, bujne poszycie rozwijające się w okolicach puszek podłogowych, wyrwane gniazdka. Wiele osób narzeka, nie tylko dlatego, że to brzydko wygląda i że w wijących się kablach idealnie gromadzi się kurz. To jest po prostu niebezpieczne. O taką plątaninę kabli łatwo można zahaczyć i przewrócić coś albo samemu się potknąć, szczególnie dotyczy to pań, które chodzą w szpilkach.

Karolina Dudek, Workplace Strategy Manager, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland

Kabloza rozwija się szczególnie po reorganizowaniu przestrzeni i związanej z tym zmianie ustawienia biurek. Okazuje się, że nowa aranżacja nie współgra z rozmieszczeniem puszek podłogowych lub gniazdek zlokalizowanych na ścianach. Koszty ingerowania w instalację elektryczną są niemałe, więc często wybierane jest rozwiązanie szybsze i tańsze: zakup przedłużacza.

Na szczęście dostępna jest bogata oferta rynkowa, która pomaga uporać się z problemem zwisających kabli. Przy zakupie biurek warto pamiętać, by miały przelotki na kable lub rynny, w których je można poprowadzić.

Kable można schować do specjalnych rynien, siatek lub półek mocowanych pod blatem biurka. Przewody po ich rozplątaniu, warto spiąć w wiązki i podpiąć pod blatem uchwytami, rzepami lub opaskami zaciskowymi. Dużą ilość kabli z łatwością ukryjemy w osłonach wężykach, a listwy zasilające – w dedykowanych do tego skrzynkach. Jeżeli w naszych biurkach nie ma przelotek, warto poprosić serwis techniczny o pomoc w ich zamontowaniu. W doborze najlepszych rozwiązań odpowiadających konkretnym potrzebom i wymaganiom pomogą konsultanci firmy meblarskiej, która dostarczyła biurka.

Karolina Dudek, Workplace Strategy Manager, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland

Dobrze zorganizowane biuro, w którym panuje porządek, to nie tylko efektywnie wykorzystana przestrzeń, lecz także dobre środowisko pracy: bezpieczne, motywujące i umożliwiające skupienie, dobrze doświetlone, z prawidłową cyrkulacją powietrza. To także miejsce przewidywalne, w którym można łatwo wszystko znaleźć, i dzięki temu wspierające samodzielność pracujących w nich osób w wykonywaniu codziennych obowiązków. Dlatego warto wykorzystać porady ekspertek z BNP Paribas Real Estate, by biuro mogło naprawdę być wizytówką organizacji.