Niezbędnik Office managera: eksperci z BNP Paribas Real Estate podpowiadają, jak ułatwić odnalezienie się w biurze w pierwszym tygodniu po przeprowadzce
Warto wykonać kilka działań, które usprawnią proces przystosowywania się do pracy w nowym miejscu i pomogą oswoić to, co nowe i nieznane. Nie każda firma prowadzi pełny proces Workplace Strategy, ale office managerowie chętnie wykorzystują doświadczenia organizacji, które w ramach zarządzania zmianą wypróbowały wiele scenariuszy działań.
Małgorzata Fibakiewicz, Dyrektor Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland
1. Zaplanuj dobrze przeprowadzkę
Jeśli relokacja zaplanowana jest na piątek, co ma miejsce w wielu firmach, na początku tygodnia można wysłać do wszystkich email z informacjami, jak mogą przygotować się do przenoszenia rzeczy do nowego biura. W przeddzień przyjazdu firmy przeprowadzkowej trzeba dostarczyć wszystkim kartony. Każdy powinien mieć możliwość spakowania swoich rzeczy do osobnego pudełka podpisanego imieniem i nazwiskiem lub numerem. Powinny być też przygotowane kartony na rzeczy wspólne, należące do poszczególnych zespołów. Jeśli wykorzystywane są laptopy, warto poprosić, by pracownicy zabrali je ze sobą do domów na weekend i przynieśli do nowego biura w poniedziałek. Przeniesienie i podłączenie pozostałego sprzętu komputerowego, telefonów stacjonarnych i innych urządzeń to wystarczająco dużo pracy dla działu IT
Piotr Wojdyła, Senior Project Manager, BNP Paribas Real Estate Poland
2. Zorganizuj wydarzenie powitalne
Miłym akcentem mogą okazać się drobne upominki zostawione na każdym biurku: zabawny stojak na długopisy, notatnik lub kartka z krótkim powitaniem. Im bardziej spersonalizowane, tym większą radość sprawią obdarowanemu. Pierwszy dzień w nowym biurze jest także doskonałą okazją, by docenić zespół, który ciężko pracował nad nową przestrzenią
Emilia Adamczyk, Office Manager, BNP Paribas Real Estate Poland
3. Zorganizuj szkolenia z obsługi mebli i urządzeń
Trzeba wiedzieć, na jakiej wysokości ustawić podłokietniki, kiedy wysunąć do przodu siedzisko i jak wykorzystywać mechanizm umożliwiający dynamiczne siedzenie. Sposób siedzenia to sprawa bardzo indywidualna i dlatego przydaje się pomoc specjalisty, który wyjaśni, jak dopasować krzesło. Producenci mebli chętnie organizują szkolenia, w czasie których prowadzą taki indywidualny instruktaż, bo im też zależy, żeby ludzie byli zadowoleni z ich produktów
Karolina Dudek, Workplace Strategy Manager, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland
4. Przygotuj mapy nowego biura i oprowadź po nim
Radzimy, by nie zostawiać przygotowania tego typu materiałów na ostatnią chwilę. Najlepiej porozumieć się z architektem w tej sprawie już przy podpisywaniu umowy i poprosić o dostarczenie space planu z naniesionymi opisami
Magdalena Waszkiewicz, Młodszy Konsultant, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland
5. Poznajcie okolice

Warto też zabrać ambasadorów – wybranych w ramach procesu zarządzania zmianą – na spacer po okolicy, żeby wszystko wspólnie zobaczyć. Dzięki temu mogli będą dobrze doradzić pozostałym osobom z działów i pomóc im odnaleźć się w nowej lokalizacji. O pomoc w zorganizowaniu wycieczki można poprosić też przewodnika miejskiego, który podzieli się ciekawymi opowieściami. Do tego, żeby czuć się „u siebie”, nie wystarczy wiedza, gdzie można kupić jogurt. Przestrzeń musi stać się miejscem wysyconym znaczeniami, historiami
Karolina Dudek, Workplace Strategy Manager, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland