Workplace

Pierwszy tydzień w nowym biurze? 5 prostych sposobów na oswojenie nowej przestrzeni

16 października 2018

Niezbędnik Office managera: eksperci z BNP Paribas Real Estate podpowiadają, jak ułatwić odnalezienie się w biurze w pierwszym tygodniu po przeprowadzce

Przeprowadzka to skomplikowany proces wymagający skoordynowania wielu działań i osób. Pierwszy tydzień w nowym biurze może być dość stresujący. Trzeba poznać nowe trasy, od nowa zorganizować swoje stanowisko pracy i odnaleźć się w nowym miejscu, a jednocześnie wykonywać codzienne obowiązki.

Warto wykonać kilka działań, które usprawnią proces przystosowywania się do pracy w nowym miejscu i pomogą oswoić to, co nowe i nieznane. Nie każda firma prowadzi pełny proces Workplace Strategy, ale office managerowie chętnie wykorzystują doświadczenia organizacji, które w ramach zarządzania zmianą wypróbowały wiele scenariuszy działań.

Małgorzata Fibakiewicz, Dyrektor Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland

1. Zaplanuj dobrze przeprowadzkę

Odnalezienie się w nowym biurze przebiegnie o wiele sprawniej, jeśli samo przygotowanie do przeprowadzki zostanie dobrze zorganizowane. Informowanie o planach z wyprzedzeniem umożliwia wszystkim przygotowanie się do zmian, dlatego termin przeprowadzki powinien być podany możliwie jak najwcześniej. Kilka tygodni przed „dniem zero” warto poinformować menedżerów, jak skoordynowane zostanie pakowanie i przewożenie rzeczy.

Jeśli relokacja zaplanowana jest na piątek, co ma miejsce w wielu firmach, na początku tygodnia można wysłać do wszystkich email z informacjami, jak mogą przygotować się do przenoszenia rzeczy do nowego biura. W przeddzień przyjazdu firmy przeprowadzkowej trzeba dostarczyć wszystkim kartony. Każdy powinien mieć możliwość spakowania swoich rzeczy do osobnego pudełka podpisanego imieniem i nazwiskiem lub numerem. Powinny być też przygotowane kartony na rzeczy wspólne, należące do poszczególnych zespołów. Jeśli wykorzystywane są laptopy, warto poprosić, by pracownicy zabrali je ze sobą do domów na weekend i przynieśli do nowego biura w poniedziałek. Przeniesienie i podłączenie pozostałego sprzętu komputerowego, telefonów stacjonarnych i innych urządzeń to wystarczająco dużo pracy dla działu IT

Piotr Wojdyła, Senior Project Manager, BNP Paribas Real Estate Poland

2. Zorganizuj wydarzenie powitalne

Office Manager niewątpliwie odgrywa rolę gospodarza w nowym biurze. To osoba, której w dużej mierze przysługuje przywilej powitania wszystkich i upewnienia się, że w nowym miejscu będą czuli się komfortowo.

Miłym akcentem mogą okazać się drobne upominki zostawione na każdym biurku: zabawny stojak na długopisy, notatnik lub kartka z krótkim powitaniem. Im bardziej spersonalizowane, tym większą radość sprawią obdarowanemu. Pierwszy dzień w nowym biurze jest także doskonałą okazją, by docenić zespół, który ciężko pracował nad nową przestrzenią

Emilia Adamczyk, Office Manager, BNP Paribas Real Estate Poland

Scenariusz wydarzenia powitalnego powinien zostać uzgodniony ze wszystkimi osobami zaangażowanymi w realizację projektu, tak by wszystko przebiegało w ciepłej atmosferze. Dobrym pomysłem będzie zorganizowanie poczęstunku lub wspólnego lunchu, podczas którego będzie można podziękować wszystkim i odpowiedzieć na pierwsze pojawiające się pytania i wątpliwości.

3. Zorganizuj szkolenia z obsługi mebli i urządzeń

Obsługa mebli i urządzeń biurowych jest coraz bardziej skomplikowana, nawet jeśli producenci starają się, by była możliwie jak najbardziej intuicyjna. Nowoczesne biura wyposażone są w wiele różnych urządzeń: począwszy od wielofunkcyjnych kserokopiarek, przez urządzenia do rezerwacji spotkań, a skończywszy na systemach do wideokonferencji, by były efektywnie wykorzystywane, użytkownicy muszą wiedzieć, jak z nich korzystać. Składanie mobilnych ścianek też może nastręczać problemów. Nawet odpowiednie dopasowanie krzesła wymaga instruktażu, bo bez tego nawet najdroższy model nie zapewni ergonomicznego wsparcia pleców.

Trzeba wiedzieć, na jakiej wysokości ustawić podłokietniki, kiedy wysunąć do przodu siedzisko i jak wykorzystywać mechanizm umożliwiający dynamiczne siedzenie. Sposób siedzenia to sprawa bardzo indywidualna i dlatego przydaje się pomoc specjalisty, który wyjaśni, jak dopasować krzesło. Producenci mebli chętnie organizują szkolenia, w czasie których prowadzą taki indywidualny instruktaż, bo im też zależy, żeby ludzie byli zadowoleni z ich produktów

Karolina Dudek, Workplace Strategy Manager, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland

Pierwszy tydzień to dobry moment na zorganizowanie szkoleń z korzystania z mebli i urządzeń. Warto też udostępnić komunikatywne objaśnienia instruujące krok po kroku, jak postępować z danym urządzeniem i do kogo zwrócić się, gdy coś jednak nie zadziała.

4. Przygotuj mapy nowego biura i oprowadź po nim

Przygotowanie mapy biura z zaznaczonymi miejscami, w których siedzieć będą poszczególne działy i osoby, a także gdzie znajdują się poszczególne pokoje konferencyjne, ułatwi przemieszczenia się po biurze i codzienną pracę. Pomoże też później nowym pracownikom odnaleźć się w przestrzeni biura.

Wiele organizacji opracowuje spójne i komunikatywne systemy oznakowania przestrzeni: przydają szczególnie w dużych biurach lub w takich, w których są różnorodne przestrzenie – do pracy kreatywnej, projektowej, miejsca do pracy w ciszy, itd. Materiały informacyjne w postaci książeczek – wydrukowanych bądź udostępnionych jako dokumenty elektroniczne – zawierające opisy poszczególnych przestrzeni zachęci do korzystania z nich.

Radzimy, by nie zostawiać przygotowania tego typu materiałów na ostatnią chwilę. Najlepiej porozumieć się z architektem w tej sprawie już przy podpisywaniu umowy i poprosić o dostarczenie space planu z naniesionymi opisami

Magdalena Waszkiewicz, Młodszy Konsultant, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland

Warto też zorganizować wycieczki po biurze, w czasie których ktoś po prostu opowie o nowej przestrzeni. Nowe biuro musi być zrozumiałe, jeśli ma być zaakceptowane i lubiane. Dlatego warto przypomnieć, z jakiego powodu postanowiono zmienić lokalizację i jakie ogólne założenia zostały przyjęte przy planowaniu przestrzeni.

5. Poznajcie okolice

Jeśli firma przeniosła się w nowe miejsce, inną część miasta, na początku ludzie mogą być trochę zdezorientowani. Nie można im tylko kazać się spakować, podać nowy adres i oczekiwać, że stawią się w nowym miejscu danego dnia. Należy im się komunikacja, która pomoże się odnaleźć. Warto ich poinformować na przykład, gdzie zlokalizowane są przystanki. Gdzie znajdą sklepy spożywcze? A gdzie można zjeść coś ciepłego w porze lunchu? Przygotowanie mapek i objaśnień może być pracochłonne. Jeśli nie ma to czasu, warto zwrócić się do zarządzającego budynkiem z prośbą o przesłanie materiałów o dostępnych udogodnieniach, bo każdy wynajmujący przygotowuje informacje o tym, jakie udogodnienia dostępne są bezpośrednio w budynku, a co znajduje się w pobliżu.

Warto też zabrać ambasadorów – wybranych w ramach procesu zarządzania zmianą – na spacer po okolicy, żeby wszystko wspólnie zobaczyć. Dzięki temu mogli będą dobrze doradzić pozostałym osobom z działów i pomóc im odnaleźć się w nowej lokalizacji. O pomoc w zorganizowaniu wycieczki można poprosić też przewodnika miejskiego, który podzieli się ciekawymi opowieściami. Do tego, żeby czuć się „u siebie”, nie wystarczy wiedza, gdzie można kupić jogurt. Przestrzeń musi stać się miejscem wysyconym znaczeniami, historiami

Karolina Dudek, Workplace Strategy Manager, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland