Office

Czas na zmiany w miejscach pracy, czas na workplace strategy

11 września 2018

Prezentacja raportu BNP Paribas Real Estate Poland

W dynamicznie zmieniających się organizacjach i w otoczeniu zmieniających się uwarunkowań biznesowych stare modele biur przestają funkcjonować. Jednocześnie rynek, który w ostatnich latach cechuje się z jednej strony dynamicznym wzrostem podaży, a z drugiej znaczącymi zmianami zachodzącymi na rynku pracy – m.in. ewolucją stylów pracy – otwiera coraz szerzej drzwi dla nowych strategii z zakresu tworzenia środowiska pracy.

Raport "Workplace Strategy – zaprojektuj doświadczenie w pracy i wyprzedź jutro", opracowany pod kierownictwem Karoliny Dudek, odpowiadającej w BNP Paribas Real Estate Poland za projekty z obszaru Workplace Strategy, pokazuje czym jest i jakie funkcje pełni strategia środowiska pracy, jak wykorzystywać dane naukowe w jej opracowaniu, z jakimi biurowymi wyzwaniami mierzą się dziś firmy i jak wygląda proces projektowania biura idealnego.

Czym jest strategia środowiska pracy?

Zdaniem autorów raportu to nie tylko aranżacja biura, lecz także usystematyzowane podejście do tworzenia środowiska pracy oparte na wnikliwej – naukowej, metodologicznej – analizie tego, jak pracuje dana organizacja, jakie wykonuje zadania, w oparciu o jaki model biznesowy funkcjonuje i jakie ma rzeczywiste potrzeby. To także szereg odpowiedzi na pytania, które dotyczą funkcjonowania, komunikowania się, uczenia czy ścieżek kariery poszczególnych pracowników.

Przemyślane i mądrze zaprojektowane biura powinny być dla firm inwestycją, a nie kosztem. Stworzenie takiej przestrzeni to oczywiście wymagający proces, ale przejście go w odpowiedni sposób procentuje na koniec biurem, które podnosi efektywność pracy, usprawnia współpracę między zespołami, pomaga w lepszej komunikacji i transferowaniu wiedzy, często także jest narzędziem rozwiązywania problemów biznesowych. Pomaga również wdrażać strategie i różne projekty biznesowe

Małgorzata Fibakiewicz, dyrektor Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland

I dodaje, że biura stworzone w oparciu o strategię środowiska pracy często pomagają kształtować kulturę organizacyjną i budować reputację firmy, co niewątpliwie pomaga przyciągać do firmy największe talenty.

Jednym z ważniejszych wniosków płynących z raportu jest konieczność współtworzenia strategii dobrych biur i doboru do nich konkretnych rozwiązań we współpracy z ich przyszłymi użytkownikami.

Zaangażowanie zespołów w tworzenie miejsca pracy powinno odbywać się na kilku płaszczyznach. Aranżowanie przestrzeni nie jest tylko zagadnieniem technicznym. Jest także związane z procesami społecznymi w organizacjach. Te dwa wymiary – techniczno-organizacyjny i społeczny – są równie istotne. Na rynku daje się zaobserwować pewien paradoks, polegający na oczekiwaniu od pracowników zaangażowania, przedsiębiorczości, innowacyjność przy jednoczesnym wyłączaniu ich z procesu tworzenia środowiska pracy. Pytanie, jak w takim razie mają oni się czuć odpowiedzialni, jak mają identyfikować się z miejscem pracy, jeśli nie mają na nie żadnego wpływu?

Karolina Dudek, pomysłodawczyni i autorka raportu, Workplace Strategy Manager, BNP Paribas Real Estate Poland

Biuro jak dobra apka

Raport "Workplace Strategy – zaprojektuj doświadczenie w pracy i wyprzedź jutro" pokazuje przykład organizacji, która wspólnie z Karoliną Dudek, Workplace Strategy Manager w BNP Paribas Real Estate Poland, stworzyła strategię swojego środowiska pracy i dostosowała do niej swoje biuro. To Monterail, według Financial Times i Deloitte jedna z najszybciej rozwijających się firm technologicznych w Europie Środkowo-Wschodniej. Biuro, tworzącego od 8 lat aplikacje webowe i mobilne, software house’u mieści się we Wrocławiu w budynku przy Oławskiej 27-29.

Zaprojektowanie mądrego i dobrego biura to jak zaprojektowanie dobrej aplikacji. Popatrzmy na design biura jak na interfejs produktu cyfrowego, oba powinny mieć możliwość zmiany wraz z kolejnymi operacjami, ale jednocześnie powinny zachowywać spójność. Specyfiką naszej pracy jest dosyć dynamiczna skalowalność biznesu. Wraz z rozwojem istniejących projektów albo z pojawieniem się nowych, powstają kolejne zespoły, zdarza się też, że niektóre osoby realizują zadania w więcej niż jednym projekcie. Z tego względu, strategiczne jest zapewnienie nie tylko dobrej komunikacji i organizacji pracy dla poszczególnych działów, ale także stworzenie i dbanie o odpowiednią kulturę organizacji

Szymon Boniecki, współzałożyciel Monterail

Najbardziej niezwykłym miejscem w biurze – dopasowanym do stylu pracy – jest amfiteatr z wydzieloną sceną i monitorami zainstalowanymi pod sufitem. To otwarte i centralne miejsce w którym raz w tygodniu zbiera się cały zespół. Wtedy ogłaszane są najważniejsze informacje z życia firmy, przekazywane są wiadomości o nowych kontraktach czy podsumowania projektów, ale to także czas na powitania nowych osób w zespole i zapowiedzi nadchodzących meczy piłkarskich firmowej drużyny ZKS Monterail. Szymon Boniecki podkreśla, że ideą tej przestrzeni jest otwartość, dlatego wieczorami w amfiteatrze odbywają się m.in. spotkania społeczności programistycznych. To także jedno z narzędzi headhunterskich firmy.

Od czego by tu zacząć...

Kluczem w sprawnym przeprowadzeniu złożonego procesu tworzenia strategii środowiska pracy jest jego dobre zaplanowanie w oparciu o założenia i wiedzę oparte na badaniach. Holistyczne podejście przynosi wiele korzyści – pomaga dokładnie zrozumieć, w jaki sposób działa organizacja, zdefiniować sytuację wyjściową, a także zaplanować proces aranżacji i zaangażować w niego ludzi. To szczególnie istotne w sytuacji, w której rynek powierzchni biurowych oferuje wiele możliwości.

Biuro w wieżowcu, w kameralnej kamienicy albo w industrialnych wnętrzach? W jakiej lokalizacji, w jakim sąsiedztwie biznesowym, z jakim zapleczem i co istotne za ile? Odpowiedzi na te pytania będą kształtować firmę przez co najmniej kilka lat

Małgorzata Fibakiewicz, dyrektor Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland

Justyna Magrzyk-Flemming

Head of Marketing & PR CEE BNP Paribas Real Estate Poland