Office

Workplace Strategy - coś więcej niż moda

07 August 2018

Jak tworzenie biura uczynić częścią strategii firmy, tak aby przestrzeń wspierała rozwój organizacji i tych, którzy je tworzą? Na to pytanie odpowiadają Karolina Dudek z Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych BNP Paribas Real Estate oraz Szymon Boniecki i Bartosz Rega z firmy Monterail w raporcie rynkowym, który ukaże się we wrześniu.

„Workplace strategy” to ostatnio modne pojęcie, które pojawia się w wielu artykułach. Coraz więcej firm wprowadza usługi z zakresu strategii środowiska pracy do swojej oferty. To nie przypadek, że ma to miejsce akurat teraz.

Przyszłość jest dziś

Wszyscy zastanawiają się nad biurami przyszłości, a przyszłość już nadeszła. W ciągu kilku ostatnich lat bardzo zmieniło się to, jak pracują Polacy. W jednych branżach widać to bardziej, w innych mniej. Ale we wszystkich biurach zbyt wiele się dzieje i coraz trudniej nad wszystkim zapanować, a ludzie się w nich męczą.

Praca w skupieniu nad raportem, krótkie zebranie działu, by zaktualizować plan realizacji projektu, wideokonferencja z klientem, nieformalne spotkanie przy kawie zespołu roboczego, który skupia osoby z różnych działów. Nagły wzrost zatrudnienia w dziale X w związku z pozyskaniem nowego klienta, połączenie działów Y i Z, by osiągnąć synergię współpracy, i rozpoczęcie projektu, w który zaangażowanych jest kilka działów i zewnętrzni konsultanci. Wszystko to dzieje się w jednym biurze: miejscu pracy i spotkań biznesowych.

Tę różnorodność aktywności tworzą zarówno osoby pracujące w danej organizacji, jak i osoby z spoza niej: biura oplatają niewidzialne, międzyorganizacyjne sieci działań. Ludzie wnoszą do organizacji nie tylko ruch, lecz także rzeczy, zarówno te, które umożliwiają im wykonywanie zadań, jak i te, które pomagają im zakorzenić się społecznie w miejscu pracy

Karolina Dudek, Workplace Strategy Manager, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland

Dodatkowym czynnikiem mającym wpływ na zróżnicowanie rytmu pracy jest popularne obecnie podejście projektowe (Scrum, Agile), które wymaga zarówno współpracy rożnych działów, jak i spotkań z dostawcami usług. Na potrzeby wynikające z nowych stylów pracy trzeba odpowiadać w umiejętny sposób, tak aby środowisko pracy było przyjazne i funkcjonalne. By sprzyjało wymienianiu się wiedzą i powstawaniu dobrych pomysłów.

Nowe rozwiązania potrzebne od zaraz

Modele aranżacji biur stworzone w poprzednim wieku przestają się sprawdzać. Ściany gabinetów oddzielają zespoły, które powinny współpracować i wymieniać informacjami, a hałas na open spasie utrudnia pracę tym, którzy muszą skoncentrować się na wykonywanych zadaniach. Tak źle i tak niedobrze. Dlatego firmy poszukują nowych pomysłów na to, co zrobić z przestrzenią, a strategia środowiska pracy to jeden ze sposobów na poradzenie sobie z licznymi wyzwaniami.

Mamy tego świadomość i dlatego postanowiliśmy podzielić się wiedzą jak można przygotować proces aranżacji biura od A do Z. Wiele firm, kiedy aranżuje nowe biuro, stara się dogonić rzeczywistość. Próbują wdrażać podpatrzone gdzie indziej wzory, które wydają się modne i nowoczesne, ale często to wcale nie są najnowsze pomysły, a przeniesione do polskich biur nie zawsze pasują do sposobu funkcjonowania organizacji. Dzięki zastosowaniu usystematyzowanego podejścia do tworzenia środowiska pracy można zacząć wyprzedzać rzeczywistość, odzyskać kontrolę nad biurem oraz aranżować miejsca wspierające rozwój organizacji i tych, którzy ją tworzą.

Karolina Dudek, Workplace Strategy Manager, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland

Biuro to proces, a nie rezultat

Raport przygotowywany jest we współpracy z Monterail – firmą tworzącą aplikacje webowe i mobilne, która ciągłe doskonalenie przestrzeni ma wysoko na liście priorytetów. Jej wrocławskie biuro jest bohaterem studium przypadku, ilustrującego, jak tworzyć miejsca pracy odzwierciedlające kulturę organizacyjną i to, co dla pracujących w niej osób jest najważniejsze.

Już dawno zrozumieliśmy, że praca nad przestrzenią to ciągłe doskonalenie i dostosowywanie do nowych potrzeb. W ciągu ośmiu lat przenosiliśmy się dwa razy, a ostatnio wynajęliśmy dodatkową powierzchnię w tym samym budynku. Wiele się dzięki temu nauczyliśmy o tworzeniu biur, ale też o sobie

Szymon Boniecki, Co-founder, Monterail

Środowisko pracy to dziś raczej iteracyjny proces, a nie ostateczny rezultat określonych działań. Organizacje zmieniają się nieustannie i raz zaplanowane przestrzenie przestają się sprawdzać po jakimś czasie. Niezbędne jest wówczas ponowne dopasowanie rozwiązań do nowych uwarunkowań.

Najłatwiej tego dokonać wtedy, gdy kończy się umowa i możliwa jest zmiana lokalizacji. Z naszych obserwacji wynika jednak, że coraz częściej konieczność reorganizacji przestrzeni dostrzegana jest również w trakcie trwania umowy najmu

Małgorzata Fibakiewicz, Dyrektor Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland

Praca zespołowa

Z tego względu strategia środowiska pracy to nie tylko wytyczne dla architekta do zaprojektowania określonej przestrzeni. To także sposób na poradzenie sobie ze zmiennością: uwzględnienie tego, co da się przewidzieć, i opracowanie sposobów reagowania na to, czego przewidzieć się nie da. Dlatego ważne jest współdziałanie całej firmy przy jej tworzeniu, by budować świadomość, że przestrzeń to proces.

Kiedy planowaliśmy biuro, włączyliśmy w to osoby ze wszystkich zespołów. Biuro jest ich narzędziem pracy, więc musi odpowiadać ich indywidualnym i zmieniającym się potrzebom. Nie zdecydowaliśmy się na desk-sharing, żeby nie tworzyć przestrzeni, która jest niczyja. Biuro, które mamy, wspiera tworzenie naszej społeczności. To się po prostu wszystkim opłaca: i tym, którzy tu na co dzień pracują, i nam. Nasi klienci też to dostrzegają, bo widzą zaangażowany zgrany zespół

Bartosz Rega, Co-founder, Monterail

Zaangażowanie zarówno kadry zarządzającej, jak i osób z zespołów umożliwia wykorzystanie ich wiedzy na temat tego, jak działa organizacja, i dopasowanie rozwiązań do kultury firmy i stylu pracy. Zadaniem osoby przygotowującej strategię środowiska pracy jest pobudzenie organizacji do działania, analiza danych zastanych, porządkowanie wiedzy na temat procesów, ale też uwolnienie wiedzy ukrytej dotyczącej tego, jak się pracuje, jak ludzie postrzegają swoja organizację. Partycypacyjne tworzenie designu jest z jednej strony charakterystyczne dla dojrzałych, odpowiedzialnych społecznie kultur organizacyjnych, z drugiej wynika ze zrozumienia, że przestrzeń to zasób strategiczny.

Autorzy raportu omówią główne wyzwania, przed którymi stają dziś organizacje. Pokażą, jak połączyć tworzenie przestrzeni z realizowaniem strategicznych decyzji w firmie. Wyjaśnią, na czym polega podejście partycypacyjne. Przedstawią także wskazówki, jak przygotować się do zmiany powierzchni biura.

Raport ukaże się we wrześniu.

Justyna Magrzyk-Flemming

Head of Marketing & PR CEE at BNP Paribas Real Estate Poland