Niezbędnik Office managera: ekspertki z BNP Paribas Real Estate wskazują 3 proste sposoby na poradzenie sobie z codziennymi wyzwaniami związanymi z utrzymywaniem porządku w biurze
1. STOP bałaganowi. Rób okresowe porządki i wprowadź praktyczne rozmieszczenie rzeczy
Historie o tym, jak bałagan tworzy się w organizacjach, bywają anegdotyczne i zabawne, ale nie można zapominać, że odzwierciedlają poważne problemy biznesowe. W jednej z firm, w której prowadziłam badania, w dziale marketingu gromadzono różne próbki, między innymi produktów spożywczych. Zapełnione były wszystkie szafy, ale poszczególni specjaliści ustawiali je także pod swoimi biurkami, by mieć wszystko pod ręką i nie tracić czasu na poszukiwania. Udawało im się naprawdę szczelnie wypełnić te przestrzenie pod blatami. W tak dobrze urządzonej „restauracji” zaczęły się stołować mrówki, które doceniły marketingowe menu, i konieczne było wzywanie specjalistów od dezynsekcji.
Karolina Dudek, Workplace Strategy Manager, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland
Gdy obowiązek robienia porządków spoczywa na barkach poszczególnych osób, ale dyrektorzy i menedżerowie nie przykładają do tego wagi, zawsze znajdują się ważniejsze sprawy, niecierpiące zwłoki.
Karolina Dudek, Workplace Strategy Manager, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland
W porządkach biurowych konieczna jest systematyczność. Bałagan lubi się piętrzyć, więc gdy nie robimy ich na bieżąco i zaczyna brakować miejsca, różne rzeczy zaczynają być odkładane tam, gdzie akurat jest jeszcze wolna przestrzeń. Dlatego dobrym pomysłem jest wprowadzenie praktycznego systemu rozmieszczenia przedmiotów w biurze. Magazyn artykułów biurowych, bez względu na to, czy jest nim osobne pomieszczenie, czy szafa na open space, warto podzielić na strefy: poczta i paczki, archiwizacja i drukowanie, przybory biurowe, elektronika i drobne wyposażenie. Intuicyjne rozmieszczenie artykułów, zastosowanie przegródek, kuwet czy chociażby zbędnych pudełek, umożliwi szybkie odnalezienie konkretnych rzeczy. Warto zrobić przegląd szaf i kontenerków w biurze. Często odnajdziemy w nich przedmioty, których miejsce jest w magazynie, a inne są zwyczajnie zniszczone i niezdatne do dalszego użytkowania. Zyskamy tym samym miejsce na przechowywanie np. dokumentów czy próbek produktów. W kuchni zróbmy przegląd zastawy, wyposażenia i produktów spożywczych. Wiele osób przynosi swoje naczynia, chowa je w przypadkowych szafkach lub takich, gdzie nikt nie zagląda. Takie poukrywane, często przeterminowane jedzenie, uszkodzone naczynia i piętrzące się pojemniki po żywności są zmorą prawie każdego biura. Piątkowe mycie lodówki jest dobrym momentem, aby pozbyć się wszystkich zbędnych rzeczy ze wspólnej kuchni. Dzięki temu nie tylko łatwiej utrzymać porządek, lecz także pomaga to wszystkim w byciu samodzielnymi i zorganizowanymi.
Emilia Adamczyk, Office Manager, BNP Paribas Real Estate Poland
2. STOP zaszafianiu. Zainstaluj panele akustyczne i kup rośliny
Jeśli problemem jest chomikowanie, zanim dokupimy kolejną szafę, warto zorganizować najpierw porządkowanie. Może znów uzbierało się za dużo niepotrzebnych rzeczy? Jeśli problemem jest hałas i brak wizualnej prywatności, lepszym pomysłem będzie ustawienie paneli akustycznych. Sprawdzą się także wysokie rośliny, które nie tylko ładnie wyglądają i pomagają wydzielić przestrzeń, lecz także rozpraszają dźwięki.
Emilia Adamczyk, Office Manager, BNP Paribas Real Estate Poland
Jeśli natomiast powodem jest brak współpracy między działami czy wręcz konflikty, lepiej spróbować rozwiązać realne problemy zarządcze niż maskować je kolejnymi szafami. To zwykle dłuższy proces, ale przynosi więcej korzyści. Właściwą diagnozę czasami trudno postawić bez pogłębionego badania kultury organizacyjnej, szczególnie że zaszafianie może być zaraźliwe. Jeden dział za pomocą dostawiania szaf próbuje rozwiązać określone problemy, a potem kolejne również dążą do obudowania się szafami, bo wzorują się na sąsiadach.
Karolina Dudek, Workplace Strategy Manager, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland
3. STOP kablozie. Zainstaluj tunele na kable, trzymadełka i skrytki
Główne objawy to kable zwisające w gęsto splecionych pnączach między biurkami, bujne poszycie rozwijające się w okolicach puszek podłogowych, wyrwane gniazdka. Wiele osób narzeka, nie tylko dlatego, że to brzydko wygląda i że w wijących się kablach idealnie gromadzi się kurz. To jest po prostu niebezpieczne. O taką plątaninę kabli łatwo można zahaczyć i przewrócić coś albo samemu się potknąć, szczególnie dotyczy to pań, które chodzą w szpilkach.
Karolina Dudek, Workplace Strategy Manager, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland
Kable można schować do specjalnych rynien, siatek lub półek mocowanych pod blatem biurka. Przewody po ich rozplątaniu, warto spiąć w wiązki i podpiąć pod blatem uchwytami, rzepami lub opaskami zaciskowymi. Dużą ilość kabli z łatwością ukryjemy w osłonach wężykach, a listwy zasilające – w dedykowanych do tego skrzynkach. Jeżeli w naszych biurkach nie ma przelotek, warto poprosić serwis techniczny o pomoc w ich zamontowaniu. W doborze najlepszych rozwiązań odpowiadających konkretnym potrzebom i wymaganiom pomogą konsultanci firmy meblarskiej, która dostarczyła biurka.
Karolina Dudek, Workplace Strategy Manager, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland