Niezbędnik Office managera: eksperci z Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych BNP Paribas Real Estate podpowiadają, o czym należy pamiętać po podpisaniu umowy najmu.
1. Zacznij od porządków
Wiele organizacji porządkowanie biurek oraz szaf pracowniczych, zarówno tych indywidualnych, jak i współdzielonych przez zespoły, stara się zmienić w pewnego rodzaju działanie integracyjne. Zamawiana jest pizza, segregowaniu rzeczy towarzyszą żarty. To, co ma być przewiezione do nowego biura, chowane jest do odpowiednio opisanych kartonów. Reszta trafia do śmieci.
Karolina Dudek, Workplace Strategy Manager, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland
Może warto zrobić aukcję pracowniczą? Można także je zutylizować, ale wiąże się z dodatkowymi kosztami, albo spróbować sprzedać. Jeśli o pomoc poprosimy firmę meblarską, która dostarczać będzie wyposażenie do nowego biura, zajmie się jednocześnie utylizacją obecnych za o wiele mniejszą opłatą. Podobnie w wypadku sprzętu IT.
Adrian Bojczuk, Zastępca Dyrektora, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland
2. Sprawdź, w jakim stanie należy zostawić biuro
To, w jakim stanie należy pozostawić powierzchnię biura, uregulowane jest w umowie najmu. Zwykle powierzchnię trzeba po prostu posprzątać, ale może się okazać, że niezbędne są drobne prace remontowe związane z przywracaniem stanu oryginalnego. Dobrze jest sprawdzić zapisy umowy z wyprzedzeniem, żeby nie mieć w dniu oddania powierzchni przykrej niespodzianki
Małgorzata Fibakiewicz, Dyrektor Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland
3. Pamiętaj, żeby wyznaczyć osobę odpowiedzialną za odbiór nowej powierzchni
Rekomendujemy, aby co najmniej dwie osoby, spośród tych które były włączone w proces zmiany siedziby, były również wyznaczone do odbioru lokalu. Pozwoli to uniknąć wielu nieporozumień
a przede wszystkim dzięki temu utrzymamy odpowiedni przebieg cyklu.
Maciej Skurczyński, Konsultant Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland
4. Nie zapomnij o podpisaniu klauzuli z „trzech siódemek”
5. Zaktualizuj dane adresowe, by pozostać w kontakcie ze światem
Zazwyczaj dane trzeba zmienić w KRS, polisie ubezpieczeniowej, na stronie internetowej
i w innych serwisach internetowych takich jak portale społecznościowe, bazach teleadresowych, a także we wzorach stosowanych dokumentów firmowych, na wizytówkach i w materiałach marketingowych oraz w umowach serwisowych
Małgorzata Małecka, Konsultant Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland
Po jakimś czasie od zgłoszenia zmian warto jest zweryfikować, czy dane zostały zaktualizowane i czy zostały zaktualizowane przez wyszukiwarkę Google w ramach usługi Google Maps
Adrian Bojczuk, Zastępca Dyrektora, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate