Space matrix? Planowanie biura dla małej firmy w 5 krokach

Workplace Strategy

Space matrix? Planowanie biura dla małej firmy w 5 krokach

Niezbędnik Office managera: eksperci z Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych BNP Paribas Real Estate podpowiadają, jak zaplanować biuro małej firmy

Zaczyna się zbliżać koniec trwania umowy najmu. Zastanawiacie się, gdzie wynająć nową przestrzeń i jakiego biura właściwie szukacie. A może warto przedłużyć umowę? W końcu wszyscy się już przyzwyczaili do obecnej lokalizacji… Od czego zacząć?

Planowaniem biura w małej firmie zwykle zajmuje się jedna osoba, odpowiedzialna za przeprowadzenie całego procesu. Rekomendowanym rozwiązaniem jest jednak wybranie kilku osób, które pomogą przemyśleć ważniejsze kwestie, na wzór zespołów projektowych tworzonych przy realizacji duży projektów. W końcu co dwie głowy to nie jedna. Liczy się też uwzględnienie różnych punktów widzenia i różnego stopnia wrażliwości.

Małgorzata Fibakiewicz, Dyrektor Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland

Żeby pomóc office managerom, zidentyfikowaliśmy 5 etapów procesu, który przybliży Was do podjęcia odpowiedniej decyzji.

1. Zdefiniuj cele biznesowe

Pierwszym krokiem powinno być przemyślenie celów biznesowych, które należy wziąć pod uwagę przy zmianie lokalizacji. Biuro to nie tylko przestrzeń, to także narzędzie pracy i realizacji strategii firmy. Każdej, bez względu na wielkość. Dlatego trzeba jasno określić, jaka jest strategia firmy i jak przestrzeń biura mogłaby pomóc w jej realizacji

Adrian Bojczuk, Zastępca Dyrektora, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate

Odpowiednio zaaranżowane biuro może pomóc w budowaniu wizerunku, w oczach zarówno klientów, jak i pracowników czy współpracowników. Ułatwi dzięki temu rekrutację utalentowanych osób, jeśli celem strategicznym jest stworzenie znakomitego zespołu. Natomiast odpowiednia aranżacja przestrzeni pomoże usprawnić przepływ informacji, współpracę pomiędzy działami czy realizację zadań, gdy celem strategicznym jest osiągnięcie doskonałości operacyjnej. Ponadto wesprze zmianę lub odpowiednie kształtowanie kultury organizacyjnej, gdy firma dąży do dokonania transformacji kulturowej. Znalezienie odpowiedzi na pytanie, dlaczego chcemy zmienić biuro, to punkt wyjścia, od którego należy rozpocząć proces planowania nowego biura.

2. Przeprowadź ewaluację obecnej przestrzeni

Drugim krokiem powinna być ewaluacja starej przestrzeni. Co się sprawdza a co się nie sprawdza w obecnym biurze i dlaczego warto to zmienić? – to złożone pytanie, nad którym powinni zastanowić się wszyscy w firmie. Trzeba przy tym pamiętać, że nawet w najbardziej niefunkcjonalnym i nielubianym biurze, znajdą się elementy aranżacji, które się sprawdzają. Warto to uchwycić, nawet jeśli większość koncentruje się na narzekaniu.
Dobrym pomysłem jest, by osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie procesu zorganizowała spotkanie zespołu ją wspierającego. Jeśli każda z tych osób porozmawia wcześniej z kilkoma współpracownikami o tym, jak im się pracuje w obecnym biurze, będzie łatwiej podsumować najważniejsze kwestie.

Zapisanie każdego komentarza na osobnych karteczkach samoprzylepnych, umożliwi szybkie i łatwe uporządkowanie tych uwag od najważniejszych do najmniej istotnych. Kolejny krok to burza mózgów, dzięki której opracowane zostaną pomysły, jak w nowej przestrzeni poprawić to, co nie działa.

Karolina Dudek, Workplace Strategy Manager, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland

3. Określ zakres i charakter przewidywanych zmian

Następnym etapem procesu powinno być określenie przyszłych zmian. Umowa najmu podpisywana jest zwykle na kilka lat. Nie da się oczywiście dokładnie przewidzieć i zaplanować wszystkiego, co się w tym czasie wydarzy w życiu organizacji. Jednak część planowanych zmian wynika z przyjętej strategii biznesowej i można próbować oszacować ich zakres. Może to być na przykład wzrost zatrudnienia w jednym z działów lub utworzenie nowego zespołu.

Jeśli przewidywany jest wzrost, dobrą strategią jest zapewnienie sobie u właściciela obiektu pierwszeństwa w wynajmie określonej powierzchni. Dzięki temu firma nie ponosi od początku kosztów najmu niepotrzebnej przestrzeni, ale  przygotowana jest na ewentualny rozwój w przyszłości.

Maciej Skurczyński, Konsultant Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland

Przyszłe zmiany powinny być przedyskutowane wspólnie w gronie kadry kierowniczej, a nie tylko z każdym z osobna, tak aby opracowany plan był spójną, podzielaną wizją tego, jak będzie rozwijać się firma.

4. Zidentyfikuj kluczowe czynniki wyboru lokalizacji

Pod dyskusję warto też poddać priorytety poszczególnych osób i działów: Na ile istotna jest konkretna lokalizacja? Czy ważna jest dostępność miejsc parkingowych? Jaki powinien być typ i klasa budynku? Jakie udogodnienia powinien oferować? Co musi się znajdować w pobliżu?
Dobrze jest zacząć od wskazania istotnych obszarów, żeby uporządkować to, jakie kluczowe czynniki powinny wpłynąć na decyzję wyboru biura.

Odpowiednia lokalizacja może fizycznie zbliżyć firmę do jej klientów, ale nie można zapominać o własnych pracownikach. Warto zapytać ich o preferencje. To nie tylko kwestie tego, gdzie mieszkają poszczególne osoby, ale też na przykład tego, gdzie do przedszkola czy szkoły uczęszczają ich dzieci. Ile trwać będzie dojazd różnymi środkami lokomocji? Na zmianie biura ktoś skorzysta, ktoś straci, a dla kogoś nie będzie ona miała większego znaczenia. Trzeba rozsądnie wyważyć decyzję, tak aby liczba osób, dla których nowa lokalizacja będzie czymś pozytywnym lub neutralnym, była jak największa. Podjęta decyzja musi być następnie dobrze wyjaśniona pracownikom, bez unikania tematów trudnych lub tych, które świadomie pominięto

Monika Wakulska, Starszy Konsultant, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate

5. Opracuj space matrix

Jeśli opracowanie kosztorysu przestrzeni poprzedzone zostanie opisanymi wyżej działaniami, określenie tego, jak powinno być zorganizowane nowe biuro i czego firma poszukuje, powinno być o wiele łatwiejsze.
Trzeba odpowiedzieć na szereg pytań: Ile salek będzie potrzebnych i jakiej wielkości? Ile gabinetów i jakiej wielkości? Jak duża powinna być powierzchnia dla poszczególnych działów? Jaka powinna być wielkość biurek? Ile będzie potrzebnych szaf?

Przy ustalaniu powierzchni biura poza salkami konferencyjnymi i gabinetami nie można zapomnieć o przestrzeniach wsparcia takich jak serwerownia lub crossownie, przestrzeń na kserokopiarki i materiały biurowe czy mały magazynek na środki czystości wykorzystywane przez serwis sprzątający. Trzeba też pamiętać o przestrzeni na ciągi komunikacyjne i uwzględnić ją w szacunkach

Małgorzata Małecka, Konsultant Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland

Gotową tabelkę warto skonsultować ze specjalistami od planowania przestrzeni i wysłuchać ich opinii.
Trzeba też pamiętać, że podstawą wyliczenia miesięcznych kosztów najmu będzie powierzchnia  składająca się z przestrzeni przeznaczonej na wyłączny użytek najemcy powiększonej o procentowy udział w powierzchniach wspólnych zarówno na piętrze, jak i w całym budynku. Na powierzchnie wspólne składają się między innymi wejścia do budynku, recepcja budynkowa, hole windowe, przedsionki na klatach schodowych, komunikacja na piętrze. Przy planowaniu warto zwrócić także uwagę na mniejszą efektywność starszych budynków, w których większy stopień powierzchni stanowią ciągi komunikacyjne. W nowszych budynkach współczynnik ten jest zdecydowanie niższy, co ułatwia możliwość wydzielenia mniejszych modułów.
Załączniki

Pobierz wszystkie

Workplace Strategy PL.PDF

pdf | 7,35 MB

Pobierz
Workplace Strategy EN.PDF

pdf | 7,33 MB

Pobierz
Na Twój adres e-mail została wysłana prośba o potwierdzenie subskrypcji.
Potwierdzając subskrypcję wyrażasz zgodę na przetwarzanie Twoich danych w celu otrzymywania treści publikowanych w serwisie.