Niezbędnik Office managera: eksperci z Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych BNP Paribas Real Estate podpowiadają, jak zaplanować biuro małej firmy
Planowaniem biura w małej firmie zwykle zajmuje się jedna osoba, odpowiedzialna za przeprowadzenie całego procesu. Rekomendowanym rozwiązaniem jest jednak wybranie kilku osób, które pomogą przemyśleć ważniejsze kwestie, na wzór zespołów projektowych tworzonych przy realizacji duży projektów. W końcu co dwie głowy to nie jedna. Liczy się też uwzględnienie różnych punktów widzenia i różnego stopnia wrażliwości.
Małgorzata Fibakiewicz, Dyrektor Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland
1. Zdefiniuj cele biznesowe
Pierwszym krokiem powinno być przemyślenie celów biznesowych, które należy wziąć pod uwagę przy zmianie lokalizacji. Biuro to nie tylko przestrzeń, to także narzędzie pracy i realizacji strategii firmy. Każdej, bez względu na wielkość. Dlatego trzeba jasno określić, jaka jest strategia firmy i jak przestrzeń biura mogłaby pomóc w jej realizacji
Adrian Bojczuk, Zastępca Dyrektora, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate
2. Przeprowadź ewaluację obecnej przestrzeni
Zapisanie każdego komentarza na osobnych karteczkach samoprzylepnych, umożliwi szybkie i łatwe uporządkowanie tych uwag od najważniejszych do najmniej istotnych. Kolejny krok to burza mózgów, dzięki której opracowane zostaną pomysły, jak w nowej przestrzeni poprawić to, co nie działa.
Karolina Dudek, Workplace Strategy Manager, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland
3. Określ zakres i charakter przewidywanych zmian
Jeśli przewidywany jest wzrost, dobrą strategią jest zapewnienie sobie u właściciela obiektu pierwszeństwa w wynajmie określonej powierzchni. Dzięki temu firma nie ponosi od początku kosztów najmu niepotrzebnej przestrzeni, ale przygotowana jest na ewentualny rozwój w przyszłości.
Maciej Skurczyński, Konsultant Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland
4. Zidentyfikuj kluczowe czynniki wyboru lokalizacji
Odpowiednia lokalizacja może fizycznie zbliżyć firmę do jej klientów, ale nie można zapominać o własnych pracownikach. Warto zapytać ich o preferencje. To nie tylko kwestie tego, gdzie mieszkają poszczególne osoby, ale też na przykład tego, gdzie do przedszkola czy szkoły uczęszczają ich dzieci. Ile trwać będzie dojazd różnymi środkami lokomocji? Na zmianie biura ktoś skorzysta, ktoś straci, a dla kogoś nie będzie ona miała większego znaczenia. Trzeba rozsądnie wyważyć decyzję, tak aby liczba osób, dla których nowa lokalizacja będzie czymś pozytywnym lub neutralnym, była jak największa. Podjęta decyzja musi być następnie dobrze wyjaśniona pracownikom, bez unikania tematów trudnych lub tych, które świadomie pominięto
Monika Wakulska, Starszy Konsultant, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate
5. Opracuj space matrix
Przy ustalaniu powierzchni biura poza salkami konferencyjnymi i gabinetami nie można zapomnieć o przestrzeniach wsparcia takich jak serwerownia lub crossownie, przestrzeń na kserokopiarki i materiały biurowe czy mały magazynek na środki czystości wykorzystywane przez serwis sprzątający. Trzeba też pamiętać o przestrzeni na ciągi komunikacyjne i uwzględnić ją w szacunkach
Małgorzata Małecka, Konsultant Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland